{"id":733,"date":"2025-02-09T00:45:21","date_gmt":"2025-02-08T23:45:21","guid":{"rendered":"http:\/\/192.168.2.50:8080\/?p=733"},"modified":"2025-08-10T22:33:48","modified_gmt":"2025-08-10T20:33:48","slug":"logbuch-002-rink-pdf-zusammenfuehrung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/?p=733","title":{"rendered":"Logbuch #002: RINK &#8211; PDF-Zusammenf\u00fchrung"},"content":{"rendered":"\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Am 07.02.2025 wurden die Abl\u00e4ufe diskutiert, gepr\u00fcft und Anpassungsbedarf festgestellt. Der \u00dcbergang in die neue Arbeitsweise wurde gestartet und erfolgt gleitend. Die Alt-Rechnungen werden noch in klassische Art und Weise bearbeitet.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Anpassungsbedarf Rechnungseingang<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Aktuell gibt es nur einen Rechnungssteller mit einem Lastschriftverfahren. Das ist die Firma RINK. Die Firma stellt zwar st\u00e4ndig Rechnung (ggf. Gutschriften) zieht den Betrag jedoch zu einem sp\u00e4teren Zeitpunkt gesammelt ein. Vor dem Einzug wird ein Ank\u00fcndigungsschreiben mit den betroffenen Rechnungen \u00fcbermittelt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im DATEV m\u00fcssen dem sp\u00e4ter stattfinden Einzug die aufgez\u00e4hlten Rechnungen buchhalterisch zugeordnet werden. Das Ank\u00fcndigungsschreiben dient als Klammer um alle Rechnungen. D. h. an DATEV wird f\u00fcr den Abbuchungsvorgang nur eine PDF mit dem Ank\u00fcndigungsschreiben sowie allen relevanten Rechnungen geschickt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Bisher wurden in der Papierwelt dem Ank\u00fcndigungsschreiben alle Rechnung in der Reihenfolge des Schreibens hinzugef\u00fcgt, gescannt und an DATEV \u00fcbermittelt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Es war daher zu kl\u00e4ren, wie dieser Prozess effizient im Archiv-Paperless umgesetzt werden kann. Die L\u00f6sung wurde im Fachprozess <a href=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/?page_id=249\" data-type=\"page\" data-id=\"249\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Rechnungseingang<\/a> und der neuen Seite Teilprozess <a href=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/?page_id=711\" data-type=\"page\" data-id=\"711\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">PDF-Zusammenf\u00fchren<\/a> beschrieben. Wichtig ist die Titel der Dokumente f\u00fcr eine einfach Bindung und damit Filter zu verwenden. Die Titel m\u00fcssen bei Eingangsarbeit entsprechend angepasst werden. Die Verwendung der Rechnungsnummer im Titel ist f\u00fcr die B\u00fcroarbeit wichtig.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Weiterhin wurde das Regelwerk f\u00fcr den automatisierten bzw. teilautomatisieren Import und auch die Ordner \u00fcber das Postfach kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de \u00fcberarbeitet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Rechnungen der Firma RINK erhalten beispielsweise das Tag <strong>(M) DATEV: Lastschriftbeleg<\/strong> aus obigen Gr\u00fcnden nicht mehr.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Arbeitsweise wurde beispielhaft an den SEPA-Bankeinzug Ank\u00fcndigungen der Firma RINK <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Nummer 9665<\/li>\n\n\n\n<li>Nummer 9670<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">getestet.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">F\u00fcr beide Ank\u00fcndigungen wurden die unter <a href=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/?page_id=249\" data-type=\"page\" data-id=\"249\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Rechnungseingang<\/a> beschriebene Nomenklatur der Titel f\u00fcr die Rechnungen umgesetzt. Durch Copy und Paste war die Eingabe auch bei \u00fcber 30 Rechnungen schnell erledigt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Reihenfolge der Ank\u00fcndigung und Rechnungen l\u00e4sst sich durch den Auswahlprozess steuern. Eine \u00dcberpr\u00fcfung der Reihenfolgt mit der Ank\u00fcndigung war durch das gleichzeitige \u00d6ffnen der Liste und der Ank\u00fcndigung zumindest an einem 32&#8243;-Monitor akzeptabel.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Im Ergebnis hat die Zusammenf\u00fchrung ohne Probleme funktioniert. Die beiden Dokumente f\u00fcr die Vorg\u00e4nge wurden gespeichert.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Anpassungsbedarf Rechnungsausgang<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Beim Rechnungsausgang wurde der Hinweis auf den Versand der Rechnung \u00fcber WEKA aufgenommen und die Prozessbeschreibung angepasst. Die folgenden Zwecke dient die Verarbeitung \u00fcber Archiv-Paperless:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Buchung der Rechnung in DATEV<\/li>\n\n\n\n<li>Archivierung der Rechnung in der Anwendung Archiv-Paperless<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Anpassung der Ordner im Posteingang<\/h2>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Ordner im Posteingang wurden neu organisiert. Die Ordner 01, 03 und 04 dienen dem manuellen Import in das Archiv-Paperless. In die Ordner 10 bis 15 werden nach <a href=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/?page_id=678\" data-type=\"page\" data-id=\"678\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">bestimmten Regeln<\/a> eintreffende E-Mails gespeichert, bei entsprechenden Voraussetzungen in das Archiv-Paperless importiert und nach dem Import als <strong>wichtig markiert<\/strong>. Fehlt die Markierung ist kein Import erfolgt.<\/p>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\">Die Regeln sind aktiv. Alle neu eingehenden E-Mails werden entsprechend behandelt. Zum Thema &#8222;Verschieben der E-Mails&#8220; in das Archiv-Postfach w\u00e4re Abstimmungsbedarf.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-full is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"439\" height=\"409\" src=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/20250209_E-Mail-neue-Ordner.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-734\" style=\"width:303px;height:auto\" srcset=\"https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/20250209_E-Mail-neue-Ordner.png 439w, https:\/\/intranet.elektrotechnik-krumbiegel.de\/wp-content\/uploads\/2025\/02\/20250209_E-Mail-neue-Ordner-300x279.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 439px) 100vw, 439px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p class=\"wp-block-paragraph\"><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Am 07.02.2025 wurden die Abl\u00e4ufe diskutiert, gepr\u00fcft und Anpassungsbedarf festgestellt. 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