DATEV-Transfer

Einleitung

Für das Anliefern von Belegen (PDF-Dateien) in die jeweiligen DATEV-Kategorien gibt es grundsätzlich mehrere Möglichkeiten. Nachfolgend dargestellte Varianten ermöglichen die Umsetzung aller Fachprozesse. Der Zugang zum DATEV-Online ist auf der Seite DATEV-Online beschrieben.

Ziele des Transfers

Ziel des Transfers ist in DATEV-Online der Mandant Jens Krumbiegel 95825 und abhängig vom Beleg jeweils zwingend eine der folgenden Belegarten:

#	Belegarten	Bedeutung	E-Mail-Erreichbarkeit
1	Ueberweisungsbelege	erhaltene Rechnungen, Überweisung notwendig	09b45c15-2ad9-40b1-a038-b4630e04d746@uploadmail.datev.de
2	Lastschriftbelege	erhaltene Rechnungen mit Einzugsermächtigungen; keine Überweisung notwendig	5954aebb-2437-4ed6-8008-5cd548885725@uploadmail.datev.de
3	Kundenrechnungen	gestellte Rechnungen, Überwachung Zahlungseingang; MwSt - Zahlung	169c1b27-b549-4227-b926-2d5ae43ed66b@uploadmail.datev.de
4	Lohn-Unterlagen	#Ergänzen	1bd42c0b-99ec-47ce-ab95-acefb94765b8@uploadmail.datev.de
5	Kasse	#Ergänzen	d0569618-81a9-43e9-8b47-f6d6c2d4540c@uploadmail.datev.de
6	Sonstiges	#Ergänzen	516da3f1-52fa-49ff-9c6e-9124748e8048@uploadmail.datev.de

Variante 1: Belege per E-Mail an DATEV senden

A. Allgemeine Informationen

Mit DATEV Upload Mail gibt es nun eine sehr praktische Möglichkeit, digitale Belege an DATEV Unternehmen online zu übermitteln.

Wie im Produktnamen dezent angedeutet, werden die Belege dabei direkt per E-Mail übertragen. Besonders praktisch ist das z. B. bei Eingangsrechnungen, die als PDF-Anhang einer E-Mail im Postfach ankommen. Diese Mail kann bei diesem Verfahren einfach per Weiterleitung an DATEV übermittelt werden. Es ist nicht notwendig, die PDF-Datei zwischenzuspeichern. Die Weiterleitung funktioniert für alle oben angeführten Belegarten – und natürlich auch vom Smartphone aus.

Aktuell ist für den Versand folgende E-Mail-Adresse eingerichtet und freigegeben. Der Versand an DATEV muss zwingend über diese E-Mail-Adresse stattfinden. Bei Bedarf können weitere Adressen eingerichtet werden oder andere Belegarten freigeschalten werden (siehe hierzu: DATEV Hilfe Center (Stand 26.01.2025)).

kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de

B. Transfer mit dem Archiv-Paperless

Diese Variante eignet sich für alle im Archiv-Paperless verarbeitete Dokumente.

1. Voraussetzung für einen Transfer nach DATEV ist die Zuweisung eines DATEV-Tags im Dokument (Details im jeweiligen Fachprozess).
2. Zur Übermittlung an DATEV muss der Nutzer das Transfer-Tag „DATEV-Transfer-Starten“ dem Dokument zuweisen. Nach dem Speichern übermittelt das System automatisch den Beleg per E-Mail an die Zieladresse im DATEV. Danach wird das Tag „DATEV-Transfer-Starten“ gelöscht und das grüne Tag „DATEV-Transfer-abgeschlossen“ hinzugefügt.

Es wird keine Kopie an eine andere E-Mail-Adresse übermittelt. Der Empfang ist in DATEV zu kontrollieren.

C. Transfer mit Outlook

Diese Variante eignet sich, wenn der Beleg als E-Mail vorliegt und keine Verarbeitung im Archiv stattfindet oder es technische Probleme mit dem Archiv gibt.

Voraussetzung: Der Beleg befindet sich im E-Mail-Postfach kontakt@elekrotechnik-krumbiegel.de.

In den Kontakten sind Zieladressen nach den Belegarten bereits erfasst. Diese für die E-Mail mit dem Beleg als Anlage aus AN: auswählen und absenden.

Variante 2: Upload-Funktion in DATEV Unternehmen online

Diese Variante eignet sich, wenn der Beleg als PDF-Datei im Dateisystem in einem Ordner gespeichert ist.

In DATEV Unternehmen online in der Übersicht gibt es eine Schaltfläche „Belege hochladen“. Anklicken und zur Seite zum Hochladen der Belege wechseln. Zuerst die adressierte Belegart auswählen und dann die Datei vom Dateisystems des Rechners auswählen und hochladen. Fertig.