Rechnungsausgang

Allgemeine Beschreibung siehe Teilprozess Datei Büro-PC

Vorbedingung:

In WEKA wurde ein Rechnung erstellt. Die Bearbeitung findet auf dem PC Büro statt.

Ablauf:

Der Nutzer exportiert die PDF-Rechnung aus WEKA und speichert diese in den Ordner:

A:\Eingang-Archiv

Die Anwendung Archiv-Paperless importiert die Rechnung automatisiert.

Nachbedingung:

• Die Rechnung liegt im Archiv und ist mit dem Tag Status 1: Eingang gekennzeichnet.
• Die Rechnung wurde im Ordner auf der Dateiablage gelöscht.

Falls der Import in das Archiv automatisiert nicht funktioniert, dann versuchen die Rechnung per Drag und Drop direkt in die Anwendung Archiv-Paperless zu ziehen.

• Rechnung im Archiv im Bearbeitungsmodus
• Titel, Ausstellungsdatum, Korrespondent, Dokumententyp prüfen, ggf. korrigieren
• Rechnung auf Korrektheit prüfen
  • wenn in Ordnung:
    • Tags hinzufügen: Status: Freigabe
    • Weiter mit DATEV-Transfer
  • wenn nicht in Ordnung:
    • Tag hinzufügen: Status: Klärung notwendig
    • in den Notizen das Problem/den Klärungsbedarf beschreiben
    • Abhängig vom Ergebnis die Rechnung auf Status: Archiv setzen oder Löschen oder beim DATEV Transfer fortsetzen

• Rechnung im Archiv im Bearbeitungsmodus
• Belegart im DATEV festlegen (Einfacherfassung; nur eines wird beim Versand berücksichtigt):
  • Tag setzten: (M) DATEV: Kundenrechnung
• Senden an DATEV per E-Mail auslösen (Vor dem Senden muss eine Belegart festgelegt sein.)
  • Tag setzen: DATEV-Transfer-starten
  • Nach dem Versand (Zyklus: 60 Sekunden) wird das Tag: DATEV-Transfer-abgeschlossen gesetzt
• Rechnung archivieren
  • Tag setzen: Status: Archiv
• Weiter mit Buchung in DATEV