Rechnungseingang

Bearbeitung von eingehenden Rechnungen von Unternehmen – Kurz: Rechnungseingang

Seit dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend. Es wird nur noch zwischen der elektronischen Rechnung (auch als E-Rechnung bezeichnet) und sonstigen Rechnungen unterschieden. Die Rechnung im PDF-Format mit zusätzlichen elektronischen Strukturdatensatz gilt als elektronische Rechnung und ohne zusätzlichen elektronischen Strukturdatensatz als sonstige Rechnung (vgl. IHK Köln).

Aktuell übermitteln die Vertragspartner PDF-Dateien eine Rechnung (Gutschriften werden als Rechnung behandelt) per E-Mail.

Bei der Bearbeitung sind verschiedene Anwendungsfälle zu unterscheiden.

  1. Der Rechnungsersteller hat keine Einzugsermächtigung. Jede Rechnung muss einzeln gebucht und überwiesen werden.
  2. Der Rechnungsersteller hat eine Einzugsermächtigung. Der Kunde zieht pro Rechnung ein. Gibt aktuell keinen Fall. Unabhängig davon ist der Prozess wie bei 1.
  3. Der Rechnungsersteller hat eine Einzugsermächtigung. Der Kunde sammelt Rechnungen und zieht ggf. mit vorheriger Ankündigung zu einem Stichtag ein. In diesem Fall müssen die Rechnungen dem Einzugsvorgang zugeordnet werden.

Anwendungsfall 1 & 2 – Empfang per E-Mail

Nachfolgend wird der Lebenszyklus des Dokumentes beschrieben. Dieser Endet, wenn das Dokument im Archiv den Status: Archiv besitzt. Weitere Prozessschritte (z. B. im DATEV) sind grob skizziert.

siehe auch Teilprozess E-Mail

Empfang der Rechnung

Beschreibung

Allgemeine Beschreibung siehe Teilprozess E-Mail

Vorbedingung:

Im Firmenpostfach (kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de) geht eine E-Mail im Ordner „Posteingang“ mit einer Rechnung mit mindestens einer PDF als Anlage ein.

Ablauf:

Jede Minute prüft ein Service der Anwendung Archiv-Paperless automatisiert das Postfach auf den Eingang einer neuen E-Mail. Beim Feststellung eines Einganges wird anhand der unten dargestellten Regeln die E-Mail auf Relevanz (hier: Rechnung) für den Import in die Archiv untersucht.

  • Ergebnis: E-Mail ist relevant
    • Die E-Mail und/oder die Anlage wird in das Archiv entsprechend der unten dargestellten Regeln automatisiert importiert.
    • Anschließend wird die E-Mail im Postfach in einen Ordner gem. der Regeln verschoben.
    • zum nächsten Prozessschritt (Prüfen)
  • Ergebnis: E-Mail ist nicht relevant
    • Die manuelle Bearbeitung durch eine Person ist notwendig. Die Person prüft die E-Mail auf Relevanz – Rechnungseingang.
      • Ergebnis: E-Mail ist relevant
        • Die E-Mail wird manuell (Drag und Drop) in folgenden Ordner verschoben:
          • 01_Eingang_Manuell/Rechnung_Lastschrift (Rechnung mit Einzugsermächtigungen) oder
          • 01_Eingang_Manuell/Rechnung_Überweisung (Rechnung mit Zahlungsnotwendigkeit)
        • Die Anlage wird danach in das Archiv automatisiert importiert und die Original-E-Mail im Postfach in einen der folgenden Ordner verschoben:
          • 99_Importiert/00_Manuell/Rechnung_Lastschrift oder
          • 99_Importiert/00_Manuell/Rechnung_Überweisung
        • zum nächsten Prozessschritt (Prüfen)
        • Ergebnis: E-Mail ist nicht relevant
          • Sonstige Bearbeitung der E-Mail (z. B. eines anderen Fachprozesses)
          • Ende

Nachbedingung:

  • Die Rechnung liegt im Archiv und ist mit dem Tag Status: Eingang gekennzeichnet.
  • Die E-Mail im Postfach liegt gemäß nachfolgender Regeln in einem definierten Ordner.
Skizze
Regeln

A) Die Regeln werden automatisiert im E-Mail-Postfach durch

angewendet.

B) Alternativ werden die Regel teilautomatisiert im E-Mail-Post durch

  • Verschieben der relevanten E-Mail ein die Import und
  • der Anwendung Archiv-Paperless

angewendet.

Die Regeln sind auf der Seite Automaten-Regeln beschrieben.

Probleme

Falls der Import in das Archiv automatisiert nicht funktioniert, dann gemäß Teilprozess Datei Büro-PC verfahren.

Prüfung auf Richtigkeit

Beschreibung
  • Rechnung im Archiv im Bearbeitungsmodus
  • Ausstellungsdatum prüfen, ggf. korrigieren
  • Korrespondent prüfen, ggf. korrigieren
  • Rechnung auf Korrektheit prüfen
    • wenn in Ordnung:
      • Tags entfernen: Status 1: Eingang
      • Tags hinzufügen: Status: (M) Freigabe: Rechnung
      • Weiter mit DATEV-Transfer
    • wenn nicht in Ordnung:
      • Tag hinzufügen: Status: Klärung notwendig, ggf. Status: todo -> Jens
      • in den Notizen das Problem/den Klärungsbedarf beschreiben
      • Abhängig vom Ergebnis die Rechnung auf Status 3: Archiv setzen oder Löschen oder beim DATEV Transfer fortsetzen

DATEV-Transfer

Beschreibung
  • Rechnung im Archiv im Bearbeitungsmodus
  • Belegart im DATEV festlegen (Einfacherfassung; nur eines wird beim Versand berücksichtigt):
    • Tag setzen: DATEV: Lastschriftbelege
    • Tag setzen: DATEV: Überweisungsbelege
  • Senden an DATEV per E-Mail auslösen (Vor dem Senden muss eine Belegart festgelegt sein.)
    • Tag setzen: DATEV-Transfer-starten
    • Nach dem Versand (Zyklus: 60 Sekunden) wird das Tag: DATEV-Transfer-abgeschlossen gesetzt
  • Rechnung archivieren
    • Tag setzen: Status 3: Archiv
  • Weiter mit Buchung/ ggf. Überweisung

Buchung/ ggf. Überweisung

Arbeitsschritte im DATEV werden hier nicht weiter ausgeführt.

Anwendungsfall 3 – Lastschriftverfahren mit Sammeleinzug

Der Grundprozess entspricht den Anwendungsfällen 1 und 2. Der Unterschied liegt in der Zusammenführung der Rechnung in eine PDF. Liegt eine Ankündigung des Bankeinzuges mit den Rechnungsnummern vor. Sind die PDFs in der Reihenfolge der Ankündigung in der neuen PDF einzuordnen und zusammenzuführen.

Der Zusammenführungsprozess wurde allgemeingültig im Teilprozess – PDF-Zusammenführung beschrieben.

Um die relevanten Rechnungen und zu einer bestimmten Ankündigungen filtern zu können, wird folgender Syntax beim Titel der Dokumente empfohlen. Die Anpassung sollte frühzeitig mit dem jeweiligen Wissensstand, d. h. möglichst schon bei der Erstprüfung der Rechnung, erfolgen.

# Bei einer Rechnung mit noch unbekanntem Einzugstermin
Titel: "Einzug: offen ReNr.: (Nummer der Rechnung)"
Beispiel: "Einzug: offen ReNr: 1199203"

# Bei einer Rechnung mit Ankündigung des SEPA Bankeinzuges
Titel: "Einzug: (Nummer aus der Ankündigung) ReNr.: (Nummer der Rechnung)"
Beispiel: "Einzug: 9670 ReNr: 1199203"

# Bei einer Ankündigung
Titel: "Einzug: (Nummer aus der Ankündigung)"
Beispiel: "Einzug: 9670"

Bei Eingabe „Einzug:“ oder „Einzug: offen“ oder „Einzug: 9670“ in der Suchleiste können alle, alle offenen bzw. ein konkreter Bankeinzug gefiltert werden. Für die Firma RINK wurde die Ansicht RINK: Einzug in der Seitenleiste für den Nutzer: Katrin bereitgestellt. Die Ansicht wurde auf Tabelle und die angezeigten Felder wurden auf die wichtigsten Felder reduziert.

Für einen Abgleich der Rechnungen mit dem Ankündigungsschreiben empfiehlt sich oben dargestellte Ansicht. Das Ankündigungsschreiben wurde in einem separaten Browser-Fenster geöffnet (Tipp: Auf den Reiter der Seite klicken und dann den Reiter außerhalb des Browsers ziehen). Anschließend beide Browser rechts und links anordnen (Tipp: Windows/Start-Taste gedrückte halten und mit den Pfeiltasten die Fenster anordnen).

Durch diese Anordnung ist der Austausch der Daten zwischen den Fenster per Copy und Paste über die Zwischenablage einfach möglich. Die Tabelle kann auch über die Spaltenbeschreibung Titel bzw. „Ausgestellt“ sortiert und damit der Reihenfolge der Ankündigung angepasst werden.

Nach Abschluss der PDF-Zusammenführung liegt ein neues Dokument im Eingang. Im Titel befindet sich u. a. das Wort merge (zusammenführen). Das Dokument muss wie jedes Dokument im Eingang erstbearbeitet werden.

# Bei einer Ankündigung mit den Rechnungen folgende Daten anpassen
Titel: "Einzug: (Nummer aus der Ankündigung) mit Rechnungen"
Beispiel: "Einzug: 9670 mit Rechnungen"

Ausgestellt: "Datum der Ankündigung"
Korrespondent: "RINK bzw. anderer Rechnungssteller"
Dokumententyp: "Vertrag: Ankündigung"
Tags: "(M) DATEV: Lastschriftbeleg"

Zum Versenden des Dokumentes an DATEV Online Unternehmen entsprechend der Beschreibung in den Anwendungsfällen 1 und 2 vorgehen.