Archiv-Transfer

Vorbedingung:

Vorliegen eines physischen Papier-Schriftstückes mit Relevanz für das Archiv. In der Regel handelt es sich um Briefe im A4-Format.

Ablauf:

Vorbereitung des Schriftstückes für das Scannen. Aus dem Umschlag nehmen, Klammern entfernen und so weiter. Mehrere Schriftstücke anschließend mit folgender Einstellung scannen:

• #Ergänzen
• Zielordner:

Die gescannten Schriftstücke in den Ordner „Eingang-Archiv“ speichern. Von dort werden die Schriftstücke automatisch in das Archiv eingelesen und sind im Eingang ersichtlich. Danach in das Archiv wechseln und eine ASN-Nummer vergeben. Die ASN-Nummer anschließend auf dem Papier-Dokument vermerken. Das Papier-Dokument in einen Ordner aufsteigend abgelegen.

Die Weiterbearbeitung des Dokumentes erfolgt gem. eines relevanten Fachprozesses.

Nachbedingung:

• Schriftstück liegt als PDF im Eingang des Archives.
• Schriftstück (Original) hat eine individuelle Archiv-Seriennumer (ASN) und liegt aufsteigend sortiert in einem Akten-Ordner.

(Der Prozess kann auch noch vereinfacht werden. Indem Aufkleber mit der ASN-Nummer vorbereitet werden. Diese werden vor dem Scannen auf das Dokument geklebt. Beim Einlesen wird automatisiert die ASN vergeben. Klären, ob eine physische Aufbewahrung erforderlich ist und ob der oben beschriebene Prozess ausreicht?)

Vorbedingung:

Im Firmenpostfach (kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de) geht eine relevante E-Mail im Regelfall mit mindestens einer PDF als Anlage ein.

Ablauf:

Jede Minute prüft ein Service der Anwendung Archiv-Paperless das Postfach auf den Eingang einer neuen E-Mail. Beim Feststellung eines Einganges wird anhand hinterlegter Regeln (vgl. Fachprozesse) die E-Mail auf Relevanz für den Import in die Archiv untersucht.

• Ergebnis: E-Mail ist relevant
  • Die E-Mail und/oder die Anlage wird in das Archiv entsprechend der individuellen Vorgaben (vgl. Fachprozesse) automatisiert importiert.
  • Anschließend wird die E-Mail im Postfach in einen Ordner im Postfach gemäß des Fachprozesses verschoben.
  • Ende
• Ergebnis: E-Mail ist nicht relevant
  • Die manuelle Bearbeitung durch eine Person ist notwendig. Die Person prüft die E-Mail auf Relevanz für einen Fachprozess.
    • Ergebnis: E-Mail ist relevant
      • Die E-Mail wird gem. Vorgaben im identifizierten Fachprozess in einen Import-Ordner verschoben.
      • Die E-Mail und/oder die Anlage wird anschließend in das Archiv entsprechend der individuellen Vorgaben (vgl. Fachprozesse) automatisiert importiert.
      • Anschließend wird die E-Mail im Postfach in einen Ordner im Postfach gemäß des Fachprozesses verschoben.
      • Ende
    • Ergebnis: E-Mail ist nicht relevant
      • Sonstige Bearbeitung der E-Mail
      • Ende

Nachbedingung:

• Die E-Mail und/oder die PDF liegen als PDF im Eingang des Archives.
• Die E-Mail im Postfach liegt gemäß Fachprozess in einem neuen Ordner.

Vorbedingungen:

Auf dem PC (Anwendung oder Dateiablage) befindet sich eine Datei (PDF, Word) mit Relevanz für einen Fachprozess.

Ablauf:

Speichern der Datei im Laufwerk A: im Ordner „Eingang-Archiv“. Die Datei wird automatisch in das Archiv eingelesen und ist im Eingang ersichtlich.

Nachbedingungen:

• Die Datei im Ordner Eingang-Archiv wurde
  • gelöscht oder
  • im Fehlerfall wurde der Import abgebrochen. Die Datei bleibt dann im Ordner erhalten.
• Weiterhin liegt (außer im Fehlerfall) die importierte Datei als PDF im Eingang des Archives.

Bei Bedarf erfolgt die Einrichtung #Ergänzung

Bei Bedarf erfolgt die Einrichtung #Ergänzung