Ein Dokument hat im Archiv einen Lebenszyklus. Er beginnt mit dem Eingang in das Archiv und endet aktuell mit dem Archivieren. Das Löschen wird aktuell als Sonderfall angesehen und erfolgt nur anlassbezogen (z.B. fehlerhaftes/falsches Dokument). Auf das Löschen wird nicht weiter eingegangen.
Die Stadien und sonstige Kennzeichnungen werden im Archiv in den Tags manuell bzw. teilweise automatisiert gesetzt.
- Gelbe Tags erfordern eine fachliche Tätigkeit.
- Rote Tags sind ein Arbeitsauftrag an das System und dürfen nicht länger als ein halbe Stunde existieren. Ansonsten liegt ein Fehlerzustand vor.
- Grüne Tags sind ein Endzustand.
Die Tags des Typs Status dürfen pro Dokument nur einmal vorkommen. Über eine Zustandsüberwachung wird dies beim Aktualisieren der Dokumente automatisiert umgesetzt.
Der Status 4 separiert die Altdaten. Nach Abarbeitung aller Altdaten wird der Status entfernt.
Die Pfeile im Diagramm weisen in die Richtung des Übergangs – von einem Status in einen neuen Status. Auf den Pfeilen sind die Auslöser/Bedingungen für den Übergang beschrieben. Nicht immer ist das Setzen/Entfernen eines Tags durch den Nutzer für einen Übergang erforderlich. Beispielsweise wird ein Dokument im Eingang automatisiert bei jeglicher Änderung in den Status 2: in Bearbeitung überführt.
Detailinformation zu Tags siehe Anwendungen/Archiv-Dokumente