Die Anwendung Archiv-Paperless ist ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem (DMS), welche digitale Dokumente effizient zu verwalten und zu organisieren hilft.
Hier ist eine kurze Beschreibung der Hauptfunktionen:
- Dokumentenverwaltung: Paperless ermöglicht es Ihnen, Ihre digitalen Dokumente zu archivieren, zu organisieren und zu durchsuchen. Sie können verschiedene Dokumentformate wie PDF, Bilder und Textdateien importieren und speichern.
- Tagging und Kategorisierung: Mit der Verwendung von Tags und Kategorien können Sie Ihre Dokumente leicht sortieren und organisieren. Dies erleichtert die Suche und den schnellen Zugriff auf spezifische Dokumente.
- OCR (Optische Zeichenerkennung): Paperless bietet OCR-Funktionalität, um den Textinhalt Ihrer Dokumente zu extrahieren. Dies macht die Dokumente durchsuchbar und ermöglicht es Ihnen, Text innerhalb von gescannten Dokumenten zu finden.
- Suchfunktionen: Leistungsstarke Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, schnell und effizient nach Dokumenten zu suchen. Sie können nach Tags, Kategorien, Inhalten und Metadaten suchen.
- Automatische Verarbeitung: Paperless unterstützt die automatische Verarbeitung und Organisation von Dokumenten. Sie können Regeln erstellen, um Dokumente basierend auf bestimmten Kriterien automatisch zu taggen und zu organisieren.
- Benutzerfreundliche Oberfläche: Das System bietet eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche, die es einfach macht, Dokumente zu verwalten und zu durchsuchen.
Paperless eignet sich hervorragend für den persönlichen Gebrauch oder für kleine bis mittlere Unternehmen, die eine kostengünstige und effektive Lösung zur Verwaltung ihrer digitalen Dokumente suchen.
Die Anwendung dient aktuell dem Archivierung von Rechnungen, Angeboten und Handbüchern. Dazu werden die relevanten Dokumente u.a. aus dem Funktionspostfach, von der Dateiablage eingelesen und auch in Richtung Kunden und DATEV Unternehmen Online weitergeleitet.
Grundsätzliches
Zugang
Archiv-Paperless ist eine Web-Anwendung und ist über die Linksseite bzw. den Button oben erreichbar. Für den Zugang wird ein Nutzername und Kennwort benötigt. Jeder hat einen eigenen Zugang.
Überblick
Auf der linken Seite befindet sich das Menü. Ganz oben eine globale Suchleiste und rechts oben das Nutzer-Menü. Im nachfolgenden Bild sind alle für die Nutzer im Unternehmen relevanten Menüpunkte aufgelistet. Das Menü gliedert sich in folgende Themen:
- Startseite (Überblicksinformation und freigegebene spezifische Ansichten)
- Dokumente (allgemeiner Suchbereich anhand der Datenfelder und Suchleiste)
- Gespeicherte Ansichten (Ansichten anhand Filterkriterien und Darstellungsvorgaben; Ansichten können hinzugefügt, bearbeitet, gelöscht werden)
- Verwaltung der Datenfelder, Ansichten und Papierkorb (Für Nutzer ist aktuell nur die Pflege des Korrespondenten freigeschalten)
- Administration/Einstellung der Anwendung für die Bedürfnisse des jeweiligen Nutzers.
Die Anwendung wird ständig weiterentwickelt. Daher kann sich das Aussehen im Detail immer etwas ändern.
Ansichten
Die vorgegebenen Ansichten wurde so gewählt, dass im Alltag die jeweiligen fachlichen Aufgaben möglichst effizient bearbeitet werden können und keine offenen Aufgaben übersehen werden.
Import von Dokumenten – Archiv-Transfer
Die Anwendung ist sehr flexibel beim Import von Dokumenten. Die verschiedenen Arten sind im Teilprozess Archiv-Transfer beschrieben. Im jeweiligen Fachprozess sind weitere für den Fachprozess erforderlichen Details aufgeführt.
Routineaufgabe – Eingang
Damit die Anwendung bei der Suche sein Potential entfalten kann, ist die Pflege der im nächsten Punkt beschriebenen Datenfelder unerlässlich. Beim Einlesen werden, wenn möglich durch Vorbelegung oder maschinelles Lernen die Felder vorbefüllt.
Beim ersten Aufruf besteht daher die Pflicht die Datenfelder zu überprüfen, zu korrigieren bzw. zu erfassen. Dies gilt insbesondere für folgende Datenfelder.
Titel, Ausstellungsdatum, Korrespondenten und Dokumententyp
Status der Dokumente
Jedes Dokument hat einen Lebenszyklus. Für diese Anwendung wurde er im Teilprozess Dokumenten-Status definiert.
Datenfelder in einem Dokument
Titel
Erläuterungen
Jedes Dokument benötigt einen kurzen Titel. Bei Rechnung ist es sinnvoll die Rechnungsnummer hier aufzuführen. Aktuell ist kein Syntax für den Titel vorgegeben. Beim Import wird regelmäßig der Dateiname ohne Endung als Titel verwendet.
ASN – Archiv-Seriennummer
Erläuterungen
Diese Funktion ermöglicht es, jedem digitalen Dokument eine eindeutige Seriennummer zuzuweisen, die dann auch auf einem physischen Dokument als QR-Code, Barcode gedruckt oder handschriftlich vermerkt werden.
Die ASN wird folgendem Prozess verwendet: Brief/ Papierdokument
Ausstellungsdatum
Erläuterungen
Hier wird das Datum der Erstellung des Dokumentes erfasst. Es ermöglicht die zeitliche Ordnung und Suche.
Korrespondent
Erläuterungen
Der Korrespondent ist der Absender oder Ersteller eines Dokuments. Das kann eine Person, eine Firma oder eine Behörde sein. Der Korrespondent ist wichtig für die Zuordnung und das Wiederfinden von Dokumenten, da man so schnell erkennen kann, von wem ein Dokument stammt. Das erleichtert die Organisation und das Management der digitalen Dokumente.
Dokumententyp
Erläuterungen
Der Dokumententyp hilft, Dokumente zu kategorisieren, zum Beispiel als Rechnung oder Vertrag. Das erleichtert die Suche und Organisation, weil man nach bestimmten Typen filtern und so schneller das passende Dokument findet.
Neue Dokumententypen kann nur der Admin einrichten.
Speicherpfade
Erläuterungen
Speicherpfade ermöglichen neben dem zeitlichen Speichern in Pfaden (Standard) auch individuelle Ordner. So könnte man beispielsweise einen Ordner für Handbücher anlegen.
Aktuell gibt es für Speicherpfade keinen fachlichen Bedarf.
Tags
Erläuterungen
Allgemeines
Tags sind ein wichtiges Werkzeug zur Organisation und Kategorisierung von Dokumenten. Sie ermöglichen es, Dokumente nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren und zu suchen, was die Verwaltung und den Zugriff auf die digitalen Dateien erheblich erleichtert.
Die nachfolgenden Tags wurden speziell für die (teilautomatisierten) Prozesse im Unternehmen definiert. Das Verständnis über diese Tags ist daher für die Durchführung der Prozesse wichtig. Die Anpassung dieser Tags ist nur durch den Admin möglich.
Die Erstellung und Nutzung eigener Tags ist aktuell gesperrt. Ein neues Tag kann über den Admin eingerichtet werden.
Folgende Tag-Arten werden nachfolgend erläutert:
- Tags zur Steuerung des Status des Dokumentes (Lebenszyklus)
- Tags, die eine fachliche Tätigkeit erfordern.
- Tags, die einen Transfer aus der Anwendung per E-Mail bewirken bzw. nachweisen.
- Tags, die als Metainformationen eine Entscheidung oder ein Zuordnung dienen.
Bedeutung der Farben der Tags
Gelbe Tags erfordern eine fachliche Tätigkeit durch eine Person.
Grüne Tags kennzeichnen einen Endzustand (z. B. Dokument archiviert oder E-Mail-Transfer erledigt).
Dunkelgraue Tags gehören zu beschreibenden Tags (mit M gekennzeichnet). Dunkelgrau Tags stehen für sich und haben keinen abhängigen Bezug zu anderen grauen Tags.
Hellgraue Tags gehören zu beschreibenden Tags (mit M gekennzeichnet). Sie sind zu anderen Tags abhängig. Die betreffenden Tags sind über die Beschreibung erkennbar (z. B. (M) DATEV). Innerhalb dieser Gruppe kann ein Tag nur einmal einem Dokument zugewiesen werden.
Rot/orange Tags erfordern eine technische Tätigkeit durch einen technischen Service. Nach Durchführung des Service werden die rot/organge Tags durch den Computer automatisiert entfernt und mit einem grünen Tag die Fertigstellung mitgeteilt.
Status der Dokumente (Lebenszyklus)
Ein Dokument erhält nach dem erstmaligen Import in die Anwendung diesen Status. Sobald eine Änderung am Dokument erfolgt, wird einer der folgenden Tags gesetzt. Eine Rückkehr zum Status 1: Eingang ist nicht vorgesehen. In diesem Status sollten die Basisprüfungen (Titel, Datum, Korrespondent, Dokumententyp) erfolgen.
In diesem Status sind Tätigkeiten am Dokument bzw. im Zusammenhang mit dem Dokument notwendig bzw. in Arbeit.
Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Dokument in der Anwendung Archiv-Paperless sind erledigt.
Bei der Einführung der Anwendung Archiv-Paperless wurden auch alle bisher erstellten Rechnungen und einige Angebote eingelesen. Bei diesen Dokumenten muss noch das Datum und der Korrespondent geprüft werden. Der Status ist nicht für neue Dokumente vorgesehen.
Tätigkeits- (todo) und Transfer-Tags
Bei den nachfolgenden gelben Tags hat ein Nutzer etwas zu tun (prüfen, sonstiges todo):
Überprüfung des Ausstellungsdatums des Dokumentes ist notwendig.
Überprüfung des Korrespondenten des Dokumentes ist notwendig.
Aus einer Notiz im Dokument geht ein Auftrag hervor. Diese ist zu erledigen.
Das Dokument ist durch Mitarbeiter im Büro zu bearbeiten.
Das Dokument ist durch den Chef zu bearbeiten.
Bei den rot-orange Tags muss die Maschine einen Transfer automatisiert ausführen:
Mit dem roten Tag wird der DATEV-Transfer-Prozess eingeleitet. Eine Zuordnung einer Belegart (siehe unten DATEV-Tags) ist erforderlich. Die Übermittlung des Dokumentes wird mit dem grünen Tag angezeigt. Das rote Tag wird bei positiver Übermittlung gelöscht.
Mit dem roten Tag wird das Entwerfen und der Versand an kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de eingeleitet (E-Mail-Transfer). Die Erstellung und der Versand wird mit dem grünen Tag angezeigt. Das rote Tag wird bei positiver Übermittlung gelöscht.
Merker-Tags
(M) Freigabe: Rechnung – Das Tag dient der Kommunikation zwischen dem Prüfer der Rechnung und dem Ausführenden (Buchen, ggf. Zahlung bei empfangenden Rechnung bzw. Übermittlung der Rechnung an den Kunden)
DATEV-Tags
DATEV-Tags dürfen pro Dokument nur einmal vergeben werden. Die Vergabe dient der Zuordnung der Art des Beleges und ist damit die Voraussetzung für ein korrekte, automatisierte E-Mail-Übermittlung an DATEV Unternehmen ONLINE (vgl. Teilprozessbeschreibung DATEV).
(M) DATEV: KASSE – #ergänzen
(M) DATEV: Kundenrechnung – Zuordnung von an Kunden gerichtete Rechnungen
(M) DATEV: Lastschriftbelege – Zuordnung aller an das Unternehmen gerichteten Rechnungen bei denen durch den Rechnungsstelle die Abbuchung durch eine Lastschrift erfolgt.
(M) DATEV: Lohn-Unterlage – #ergänzen
(M) DATEV: Sonstige – #ergänzen
(M) DATEV: Überweisung – Zuordnung aller an das Unternehmen gerichteten Rechnungen bei denen eine Zahlung mittels Überweisung erforderlich ist.