Am 07.02.2025 wurden die Abläufe diskutiert, geprüft und Anpassungsbedarf festgestellt. Der Übergang in die neue Arbeitsweise wurde gestartet und erfolgt gleitend. Die Alt-Rechnungen werden noch in klassische Art und Weise bearbeitet.
Anpassungsbedarf Rechnungseingang
Aktuell gibt es nur einen Rechnungssteller mit einem Lastschriftverfahren. Das ist die Firma RINK. Die Firma stellt zwar ständig Rechnung (ggf. Gutschriften) zieht den Betrag jedoch zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt ein. Vor dem Einzug wird ein Ankündigungsschreiben mit den betroffenen Rechnungen übermittelt.
Im DATEV müssen dem später stattfinden Einzug die aufgezählten Rechnungen buchhalterisch zugeordnet werden. Das Ankündigungsschreiben dient als Klammer um alle Rechnungen. D. h. an DATEV wird für den Abbuchungsvorgang nur eine PDF mit dem Ankündigungsschreiben sowie allen relevanten Rechnungen geschickt.
Bisher wurden in der Papierwelt dem Ankündigungsschreiben alle Rechnung in der Reihenfolge des Schreibens hinzugefügt, gescannt und an DATEV übermittelt.
Es war daher zu klären, wie dieser Prozess effizient im Archiv-Paperless umgesetzt werden kann. Die Lösung wurde im Fachprozess Rechnungseingang und der neuen Seite Teilprozess PDF-Zusammenführen beschrieben. Wichtig ist die Titel der Dokumente für eine einfach Bindung und damit Filter zu verwenden. Die Titel müssen bei Eingangsarbeit entsprechend angepasst werden. Die Verwendung der Rechnungsnummer im Titel ist für die Büroarbeit wichtig.
Weiterhin wurde das Regelwerk für den automatisierten bzw. teilautomatisieren Import und auch die Ordner über das Postfach kontakt@elektrotechnik-krumbiegel.de überarbeitet.
Rechnungen der Firma RINK erhalten beispielsweise das Tag (M) DATEV: Lastschriftbeleg aus obigen Gründen nicht mehr.
Die Arbeitsweise wurde beispielhaft an den SEPA-Bankeinzug Ankündigungen der Firma RINK
- Nummer 9665
- Nummer 9670
getestet.
Für beide Ankündigungen wurden die unter Rechnungseingang beschriebene Nomenklatur der Titel für die Rechnungen umgesetzt. Durch Copy und Paste war die Eingabe auch bei über 30 Rechnungen schnell erledigt.
Die Reihenfolge der Ankündigung und Rechnungen lässt sich durch den Auswahlprozess steuern. Eine Überprüfung der Reihenfolgt mit der Ankündigung war durch das gleichzeitige Öffnen der Liste und der Ankündigung zumindest an einem 32″-Monitor akzeptabel.
Im Ergebnis hat die Zusammenführung ohne Probleme funktioniert. Die beiden Dokumente für die Vorgänge wurden gespeichert.
Anpassungsbedarf Rechnungsausgang
Beim Rechnungsausgang wurde der Hinweis auf den Versand der Rechnung über WEKA aufgenommen und die Prozessbeschreibung angepasst. Die folgenden Zwecke dient die Verarbeitung über Archiv-Paperless:
- Buchung der Rechnung in DATEV
- Archivierung der Rechnung in der Anwendung Archiv-Paperless
Anpassung der Ordner im Posteingang
Die Ordner im Posteingang wurden neu organisiert. Die Ordner 01, 03 und 04 dienen dem manuellen Import in das Archiv-Paperless. In die Ordner 10 bis 15 werden nach bestimmten Regeln eintreffende E-Mails gespeichert, bei entsprechenden Voraussetzungen in das Archiv-Paperless importiert und nach dem Import als wichtig markiert. Fehlt die Markierung ist kein Import erfolgt.
Die Regeln sind aktiv. Alle neu eingehenden E-Mails werden entsprechend behandelt. Zum Thema „Verschieben der E-Mails“ in das Archiv-Postfach wäre Abstimmungsbedarf.
